Das war es nun: Der Sozialversicherungsausweis ist ab 2023 Geschichte. Viele Jahre war er Begleiter für die Beschäftigten und die Arbeitgeber. Öfter verändert, konnte er dennoch seine wichtigste Aufgabe, nämlich die Verhinderung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung letztlich nicht erfüllen. Zuletzt war er nur noch als Nachweis für die Sozialversicherungsnummer in Gebrauch.
Zeitweise war der Sozialversicherungsausweis als wichtiges Dokument in Gebrauch. In einigen Branchen mussten die Beschäftigten ihn mit einem Lichtbild versehen und den Ausweis bei der Tätigkeit immer bei sich tragen. Das Problem: Der Ausweis war nicht fälschungssicher. Die Lichtbilder konnten bei Bedarf ausgetauscht werden, oft gab es mehrere Exemplare (wenn einer als verloren gemeldet wurde), so dass der Zweck, Schwarzarbeit zu verhindern, nicht erfüllt werden konnte.
Auch die mögliche Hinterlegung des Ausweises beim Bezug von Sozialleistungen (z. B. Arbeitslosengeld) führte deshalb oft ins Leere, weil für die verpflichtende Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber einfach ein anderes Exemplar genutzt werden konnte.
Deshalb wurde die Pflicht zur Mitführung und die Hinterlegung wieder abgeschafft. Bei den bekannten Branchen müssen die Beschäftigten nun statt des Sozialversicherungsausweises gültige Personalpapiere (Pass, Personalausweis) mit sich führen. Zudem wurde die Sofortmeldung eingeführt.
Zuletzt diente der Ausweis also nur noch zur Vorlage beim Arbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn, zur Angabe der Versicherungsnummer.
Wird künftig erstmalig eine Rentenversicherungsnummer vergeben, gibt es nur noch einen entsprechenden Brief an den Betroffenen. Eine Vorlage beim Arbeitgeber kann erfolgen, ist aber nicht mehr zwingend vorgesehen. Natürlich kann dies aber trotzdem – auch mit dem noch vorhandenen Sozialversicherungsausweis erfolgen. Es ist aber nicht mehr vorgeschrieben.
Stattdessen fragt der Arbeitgeber anhand der Personaldaten elektronisch beim Rentenversicherungsträger die Sozialversicherungsnummer ab. Die Antwort wird dann in der Regel automatisch im Abrechnungssystem gespeichert.
Damit das funktioniert, muss der Arbeitgeber die Personaldaten nach wie vor aus einem amtlichen Dokument entnehmen und dies in den Entgeltunterlagen dokumentieren. Zur sicheren Zuordnung sind neben Namen und Geburtsdatum auch der Geburtsort und das Geburtsland anzugeben. So ist eine eindeutige Identifizierung sichergestellt. Sollte es noch keine Versicherungsnummer geben, wird diese dann von der Rentenversicherung neu vergeben – hierüber erhält der Arbeitgeber natürlich auch eine Rückmeldung, der Beschäftigte bekommt das Schreiben mit seiner Nummer.